ارجاع هوشمند پرونده‌ها؛ ساماندهی ارجاع بر اساس صلاحیت و ظرفیت شعب
تحول هوشمند در دستگاه قضایی، در کنار توسعه خدمات الکترونیکی، به سمت استفاده از فناوری در فرآیند‌های داخلی رسیدگی نیز حرکت کرده است؛ فرآیندی که یکی از نمود‌های آن، ساماندهی نحوه ارجاع پرونده‌ها و کاهش زمان ماندگاری آنها پیش از ارجاع به شعب است. سامانه هوشمند ارجاع پرونده در همین چارچوب طراحی و اجرا شده و امکان ارجاع خودکار پرونده‌ها را بر اساس مجموعه‌ای از اطلاعات و معیار‌های از پیش تعیین‌شده فراهم کرده است.
در راستای تحولات هوشمند در دستگاه قضایی و با هدف ارتقای کیفیت، تسهیل، تسریع در فرآیند‌های رسیدگی، افزایش شفافیت، کاهش مداخلات انسانی و بهره‌گیری از ظرفیت‌های فناوری نوین، سامانه هوشمند ارجاع پرونده اجرا و راه‌اندازی شده است. این سامانه با هدف خودکارسازی نحوه ارجاع پرونده‌ها و ایجاد سرعت عملی بیشتر در فرآیند ارجاع طراحی شده است.
برای طراحی و اجرای سامانه، بازدید‌هایی از دادگاه تجدیدنظر، دادگاه‌های بدوی و دادسرا‌ها انجام شد تا فرآیند ارجاع پرونده‌ها بررسی و سازوکار این فرآیند استخراج شود. در ادامه، کارگروه مربوط تشکیل شد و جلسات آن برای اجرایی کردن طرح و شناسایی مشکلات موجود برگزار شد و پس از بررسی مسائل، پروژه وارد مرحله اجرایی شد.
در مرحله بعد، اولویت‌بندی بر اساس حجم بالای ورودی پرونده‌ها، حساسیت‌های موجود در دادگاه‌ها و صلاحیت‌های آنها انجام شد و حوزه‌های مختلف مورد قرار گرفتند. طرح آزمایشی سامانه ابتدا در سطح چند مجتمع راه‌اندازی شد و در مرحله نخست، دو یا سه موضوع در سامانه قرار گرفت.
پس از مشخص شدن قابلیت اجرایی طرح، دامنه اجرای آن توسعه پیدا کرد و در ادامه، اجرای سامانه از دادگاه تجدیدنظر آغاز شد. با توجه به شرایط ویژه دادگاه تجدیدنظر و صلاحیت‌بندی موجود در این دادگاه، تنظیمات تخصصی و شرایط متناسب با صلاحیت‌ها برای سامانه در نظر گرفته شد.
در این فرآیند، پرونده‌ها در دادگاه تجدیدنظر وارد کارتابل معاون ارجاع می‌شوند و بر اساس صلاحیت، نوع پرونده و موضوعات پرونده شده و به شعب خاص و منتخب ارجاع می‌شوند. تمام این فرآیند توسط سیستم و به صورت هوشمند انجام می‌شود.
سامانه هوشمند ارجاع پرونده امکان تعیین ظرفیت برای ارجاع را فراهم می‌کند. برای نمونه، ظرفیت یک بخش می‌تواند به صورت ماهانه ۳۰۰ پرونده تعیین شود. سامانه از ابتدای ماه ارجاع پرونده‌ها را آغاز می‌کند و تا رسیدن به ظرفیت تعیین‌شده، فرآیند ارجاع ادامه پیدا می‌کند. پس از تکمیل ظرفیت، ارجاع متوقف می‌شود.
این ظرفیت قابل افزایش یا کاهش است و امکان مدیریت آن وجود دارد. این سازوکار در بخش‌های مختلف سامانه ارجاع هوشمند مورد استفاده قرار می‌گیرد.
یکی از کارکرد‌های اصلی سامانه، رفع مشکل ماندگاری پرونده‌ها در کارتابل معاون ارجاع است. پیش از اجرای این فرآیند، پرونده‌هایی که به دلیل تجمع و شلوغی کار مجتمع در کارتابل معاون ارجاع باقی می‌ماندند، ممکن بود سه روز، پنج روز یا حتی شش روز زمان نیاز داشته باشند تا بررسی، بازیابی و به شعب تخصصی ارجاع شوند.
سامانه ارجاع هوشمند این فرآیند را به صورت خودکار انجام می‌دهد. پرونده را بررسی کرده و با توجه به موضوعات پرونده و پالایشی که برای آن در نظر گرفته شده است، آن را به شعب منتخب ارجاع می‌دهد.
سامانه هوشمند ارجاع پرونده در تمام مجتمع‌های استان تهران با موضوع اجرای چک راه‌اندازی شده و ارجاع پرونده‌های اجرای چک در این چارچوب انجام می‌شود.
در دادگاه تجدیدنظر، ۹۶ درصد پرونده‌ها به صورت هوشمند و خودکار ارجاع می‌شوند. سامانه در هفت یا هشت دادسرا نیز فعال است و در دادگاه‌های صلح نیز حدود ۷۰ تا ۸۰ درصد ارجاع‌ها به صورت هوشمند انجام می‌شود.
پس از ثبت شکایت در دفاتر خدمات قضایی، پرونده با توجه به نوع موضوع پرونده و سند وارد کارتابل ارجاع مجتمع‌های مختلف می‌شود. از این مرحله، سامانه فرآیند ارجاع را آغاز می‌کند و پرونده‌ها را به صورت خودکار به شعب منتخب ارجاع می‌دهد.
پرونده ممکن است مدت کوتاهی در کارتابل باقی بماند و حدود یک در آنجا باشد و پس از آن، سامانه فرآیند ارجاع را به صورت دانه‌دانه به شعب منتخب انجام می‌دهد.
این زمان در حالت عادی بیش از یک نیست، مگر اینکه ظرفیت تعیین‌شده برای شعب تکمیل شده باشد؛ برای مثال، در صورتی که ظرفیت یک بخش پر شده باشد، ارجاع تا ایجاد ظرفیت جدید متوقف می‌شود.
با اجرای سامانه هوشمند ارجاع پرونده، یکی از چالش‌های فرآیند ارجاع یعنی ماندگاری پرونده در کارتابل برطرف شده است و پرونده‌ها فرآیند ارجاع خود را به صورت خودکار طی می‌کنند.