اسناد و اوراق راکد در این آیین‌نامه عبارت است از کلیه نوشته‌ها، نامه‌ها، گزارش‌ها، صورت جلسه‌ها و صورت مجلس‌ها، قراردادها و عهدنامه‌ها، ابلاغ‌ها و فرمان‌ها، نمونه‌ها و فرم‌ها، دفترها و پرونده‌ها، قبوض، نسخه‌ها، بارنامه‌ها و مدارک و سوابق تحصیلی، نمودارها، نقشه‌ها، عکس‌ها، کلیشه‌ها، فیلم‌ها و میکروفیلم‌ها، صفحه‌ها و نوارهای ضبط صوت و سایر اسناد و مدارکی که توسط مقامات و دستگاه‌های دولتی و وابسته به دولت دراجرای وظایف و تکالیف قانونی و اداری تهیه یا دریافت و نگهداری شده و برای انجام دادن وظایف و مسئولیت‌های قانونی و اداری جاری به تشخیص وزارتخانه یا مؤسسه مربوط مورد مراجعه و استفاده مستمر نباشد. (تبصره 1 ماده 1 از آیین‌نامه تشخیص اوراق زاید و ترتیب امحاء آن‌ها مصوب 16/2/1351)