ماده 12 - ادارات کل تربیت بدنی استانها مکلفند گزارش فعالیت باشگاه‌های ورزشی تحت پوشش خود را هر شش ماه یکبار به سازمان تربیت بدنی ارسال‌نمایند. هر باشگاه ورزشی علاوه بر دارا بودن پرونده در اداره کل مربوط، پرونده‌ای نیز در سازمان مرکزی خواهد داشت که حاوی کلیه گزارش‌های ادارات کل‌تربیت بدنی استان و نتایج بازرسی‌های مستمر می‌باشد. این پرونده‌ها در اداره کل ارزشیابی، نظارت و بازرسی سازمان تربیت بدنی نگهداری خواهد شد.