ماده 3 ـ در ھر واحد ثبتی یک دبیرخانه تشکیل می شود و به تعداد مورد نیاز نیروی انسانی در اختیار خواھد داشت. مسئولیت دبیرخانه به عھده دبیر ھیأت می باشد. جلسات ھیأت رسیدگی مطابق مقررات در دبیرخانه تشکیل و در صورت تراکم کار و ضرورت تشکیل دو یا چند ھیات دبیرخانه باید متناسب با انجام امور ھیات ھای مذکور مھیا گردد. مدیرکل ثبت اسناد و املاک استان مکلف است پیگیری و ھماھنگی لازم جھت معرفی اعضاء ھیأتھا را با رئیس کل دادگستری استان، مدیران کل راه و شھرسازی و جھاد کشاورزی به عمل آورد.